Cuatro semanas antes: las tres decisiones que amarran todo

Estas tres van juntas y se deciden el mismo día, porque cada una mueve a las otras dos.

1. 1El día y el horario. Sábado o domingo, y una ventana de tres horas. Para menores de 4 años, dos horas. Más de cuatro horas no existe: los niños se cansan, los papás se quedan por compromiso y la casa aguanta menos de lo que crees.
2. 2Cuántos niños. La regla vieja — un invitado por año de edad — funciona hasta los 5. De ahí en adelante, la pregunta real es cuántos caben en tu espacio: cuenta un metro cuadrado libre por niño en la zona de juego, y recuerda que la mitad va a llegar con un adulto.
3. 3El presupuesto total, en un número. Uno solo, decidido antes de ver un solo precio. Sin él, la fiesta crece sola: cada compra se justifica por su cuenta y el total se descubre el lunes siguiente.

La hora importa más de lo que parece. De 12 a 3 obliga a dar comida completa; de 4 a 7 se resuelve con botana, pastel y algo salado. Esa sola decisión mueve el presupuesto más que la decoración entera.

El presupuesto, repartido como se reparte de verdad

Sin importar el número que hayas puesto, en una fiesta en casa se reparte casi siempre igual. Si tu plan se aleja mucho de esto, es que algo se está comiendo el dinero de otra cosa.

• Comida y bebida: 40 a 50%. Es la mitad de la fiesta y es la que la gente siempre subestima, porque se cuenta por niño y se olvida a los adultos.
• Pastel: 10 a 15%. Si lo mandas a hacer con figura y dos pisos, esto se duplica y hay que quitárselo a otro lado.
• Decoración: 15%. Y de ese 15, casi todo debería ir al arco de globos y al fondo de fotos. Ahí se toman todas las fotos del día.
• Bolsitas y piñata: 10 a 15%. Suena poco hasta que lo divides entre veinte bolsitas. Hay una guía entera sobre qué poner en las bolsitas sin tirar el dinero.
• Extras: 10%. Brincolín, pintacaritas, animación. El primero que se corta cuando las cuentas no dan, y el que más se extraña cuando hay veinte niños de 5 años en una casa.

Lo que no aparece en ninguna lista y siempre se gasta: hielo, vasos de repuesto, pilas, servilletas extra y el segundo viaje a la tienda. Aparta un 5% para eso y deja de llevarte sustos.

La cuenta regresiva, semana por semana

• Cuatro semanas antes. Fecha, horario, lista y presupuesto. Si vas a contratar brincolín, animación o salón de cumpleaños, es ahora — los buenos se apartan con un mes en temporada alta.
• Tres semanas antes. El tema, y con él la paleta de colores. Manda la invitación. Es el punto exacto: menos de una semana y compites con planes ya hechos, más de un mes y la gente dice "falta mucho" y se le olvida. Los detalles están en cuándo mandar la invitación.
• Dos semanas antes. Encarga el pastel. Compra lo que no caduca: decoración, globos sin inflar, bolsitas, piñata, desechables. Decide el menú completo, escrito, con cantidades.
• Una semana antes. Primer recordatorio a quien no ha contestado. Con el número que ya tienes, haz la lista de compras del súper. Prepara y congela lo que aguante congelado.
• Dos días antes. Compra todo lo fresco. Arma las bolsitas — es la tarea que siempre se deja al final y siempre toma el doble de lo que uno calcula. Carga las baterías de la bocina y del teléfono con el que vas a tomar fotos.
• El día anterior. Guarda lo que se puede romper, mueve los muebles, monta la mesa y el fondo de fotos, infla los globos. Todo lo que puedas dejar listo hoy es tiempo que el día de la fiesta no vas a tener.
• El día. Solo comida, hielo y recibir gente. Si estás inflando globos dos horas antes, algo de la lista de arriba se quedó sin hacer.

El horario del día, hora por hora

Este es el que nadie planea y el que decide todo. Una fiesta sin horario tiene siempre el mismo problema: una hora muerta entre que llegan todos y que pasa algo, y un final que no termina de terminar.

Para una fiesta de tres horas que empieza a las 4:00:

• 4:00 a 4:30 — llegada. Nadie llega a la hora. Ten música puesta, algo de botana a la mano y una actividad libre — mesa de dibujo, burbujas, el brincolín abierto. No empieces nada organizado todavía.
• 4:30 a 5:15 — juegos organizados. Aquí va la energía alta, mientras todos están frescos. Tres juegos máximo, de quince minutos cada uno. Hay veinte juegos por edad si te faltan ideas.
• 5:15 a 5:45 — comida. Los niños comen en diez minutos y se van. Los adultos se sientan. Está bien: para eso sirve esta media hora.
• 5:45 a 6:15 — piñata. Es el punto más alto de la fiesta y por eso no va al principio. Después de la piñata, la energía baja sola.
• 6:15 a 6:40 — pastel. Las mañanitas, la foto, y a repartir. Nunca antes de la piñata: con dulces en la mano nadie canta.
• 6:40 a 7:00 — bolsitas y salida. Entrega la bolsita en la puerta, uno por uno. Es la señal universal de que la fiesta se acabó y funciona mejor que cualquier anuncio.

El pastel antes de la hora de salida, siempre. Si lo dejas hasta el final, la mitad de los invitados ya se fue y el festejado sopla las velas frente a cuatro personas.

Cuánta comida comprar

La cuenta que evita quedarse corta y la que evita tirar la mitad. Estos números son por invitado y por fiesta de tres horas.

• Niños. Comen mucho menos de lo que se cree: dos o tres piezas de lo salado, un vaso y medio de bebida y una rebanada de pastel que la mitad va a dejar. Lo que sí se acaba hasta la última pieza son las papas y las palomitas.
• Adultos. Cuenta por lo menos un adulto por cada dos niños en fiestas de menores de 7 años, y come el doble que un niño. Es el número que la gente olvida y por el que la comida se acaba a las dos horas.
• Bebida. Dos litros por cada tres personas si hace calor, la mitad si es una fiesta de tarde en clima fresco. El agua simple se acaba antes de lo que crees y es lo más barato que hay.
• Hielo. El doble de lo que calculaste. Siempre.
• Pastel. Un kilo alcanza para unas diez rebanadas de fiesta infantil. Si hay veinte niños y quince adultos, pide tres kilos y no dos — la rebanada de más se guarda, la que falta no aparece.

La casa: qué guardar y dónde poner a la gente

• Guarda lo que se rompe y lo que no quieres pintado. Adornos a la altura de un niño, cojines claros, tapetes buenos. Toma quince minutos y evita el único recuerdo malo del día.
• Cierra los cuartos que no son de la fiesta. Con llave si se puede. Un niño explorando tu recámara es cuestión de tiempo.
• Define tres zonas. La de juego (la más grande y despejada), la de comida (lejos del juego, o vas a levantar vasos del piso toda la tarde) y la de los adultos, con sillas de verdad. Sin la tercera, los papás se quedan parados en la cocina y la cocina es donde tú tienes que trabajar.
• El baño. Uno señalizado, con jabón de sobra, papel extra a la vista y una toalla que no te importe. Si tienes dos, abre solo uno: es más fácil de vigilar.
• Afuera y adentro. Si hay patio, el juego va afuera y la comida adentro. Si llueve, necesitas saber desde antes dónde cabe todo el mundo bajo techo — decidirlo a la hora es lo que arruina las fiestas de jardín.

Lo que sale mal y cómo se arregla

• Llegan más de los que confirmaron. Pasa siempre, y casi siempre son hermanos. Ten diez porciones y tres bolsitas de repuesto: es el seguro más barato de la fiesta.
• Se junta todo el mundo en la cocina. Porque ahí está la bebida. Mueve la bebida lo más lejos posible de donde tú trabajas y el problema desaparece solo.
• Un niño se pone a llorar a la mitad de la piñata. Siempre hay uno que no alcanzó dulces. Guarda una bolsa aparte para rellenar el bote del que se quedó con tres.
• Nadie se va. Es buena señal y aun así hay que cerrarlo. Baja la música, prende la luz, empieza a repartir bolsitas en la puerta. En quince minutos está vacío y nadie se sintió corrido.
• No tomaste una sola foto. Pídele a una persona — una, con nombre y apellido — que tome fotos durante la fiesta. Tú no vas a poder, y las fotos de la piñata y del pastel no se repiten.

Y lo primero de la lista, tres semanas antes: la invitación. Si la mandas como link, la editas cuando cambia la hora y ves quién confirmó sin contar mensajes a mano — se arma en dos minutos.